Cobrar rápido para crecer rápido

Las pymes nacionales se topan a diario con obstáculos, a lo cual se le debe sumar el contexto nacional e internacional de incertidumbre, en gran parte, producido por el Covid-19. En este escenario, un caso singular es el de las agencias de marketing y de publicidad, sobre las que nos enfocaremos aquí para, a partir de un análisis, plantear algunas conclusiones prácticas para mejorar tu administración y tu cadena de pagos.

 

Por Nathan Schorr, CEO de Flexio. 

Las micro, pequeñas y medianas empresas en México son de vital importancia, pues representan un 99,8 % del total de las empresas del país, generan el 71% del empleo y aportan el 52 % del producto interno bruto (PIB).

Sin embargo, ellas deben sortear diversos inconvenientes. Unas de las principales problemáticas internas de las pymes, que limitan su desarrollo, son la falta de dominio de la gestión de sus procesos y la carencia de visión de largo plazo. 

De acuerdo con varios analistas de ScienceDirect, una causa reconocida del fracaso de las pymes mexicanas es la mala gestión financiera. Por ejemplo, carecer de control pleno sobre el flujo de caja o cash flow puede ser una razón de la corta vida que tiene la mayoría de estas empresas: solo el 25 % de las pymes en México sobrevive a los primeros dos años de creación, según datos del Centro de Desarrollo para la Competitividad Empresarial.

 

Cadena de pagos defectuosas: las agencias sufren y los clientes se quejan

El sector de publicidad y marketing tiene un periodo de pago amplio. Si en el sector de  productos de consumo la rueda se completa como máximo en 60 días, en este sector las facturas varían entre los  90, 120 y hasta 180 días después de recibir el producto o servicio.  Este ritmo requiere de una administración muy fina que establezca un equilibrio de los recursos en caja y cuentas por cobrar  a fin de no quedarse ilíquido dado que el dinero solo consta en una planilla de Excel.

A esto le sumamos el contexto: la Consultora W realizó un informe donde pone de relieve la alta preocupación que viven las agencias de publicidad y de marketing en la época pandémica: el 93 % cree que la industria está atravesando una situación de alta complejidad dentro de un clima de gran incertidumbre. Más de la mitad de las agencias reconoce que perdió frente a la inflación y disminuyó su rentabilidad, obligándola a achicar equipo durante el 2020.

Las dificultades del año covid tuvieron impacto directo en la cadena de pagos en momentos de alta inflación.  Es así que los “marketers” se ven enfrentados al dilema de sostener sus negocios, ayudar a sus clientes, seguir siendo rentables y permanecer creativos.

Al respecto, el INEGI explica que una de las causas del corto ciclo de vida de las pymes se debe a fallas administrativas; por ejemplo, el 18 % de las empresas debe iniciar procesos legales contra deudores. Por eso es tan importante contar con asistencia a la hora de gestionar las cadenas de pagos

 

La pregunta base: ¿Tienes tu libro de jugadas?

La mala administración del flujo de caja en una agencia, usualmente se debe a que no cuenta con herramientas y procesos internos que le permitan prever situaciones críticas. Esos procesos deben determinar qué acciones deben ser automatizadas y en cuáles es preciso invertir tiempo.

El libro de jugadas o playbook  base de  una agencia de marketing y publicidad involucra herramientas que van desde plantillas para la coordinación de proyectos, funnels de guía a clientes, plan de medios y gestión de cobranzas y pagos. 

En el caso de la liquidez de la empresa, es recomendable tener el mayor nivel de automatización posible, domiciliando cobros y pagos, emitiendo facturas de manera automática, de manera tal que las gestiones posteriores que requieran otro tipo de intervención, se realicen a partir de un reporte tn tipo de real de las cuentas por cobrar, devoluciones y retiros.  

Una vez que se resuelven los problemas administrativos, las empresas ganan en competitividad, ya que obtienen valioso tiempo para dedicarlo a la proyección de largo plazo, a la mejora de productos y a la identificación de oportunidades de mercado y, sobre todo, mejoran la experiencia del cliente, puesto que la simplificación de los procesos administrativos internos se traduce en una optimización del proceso de compra del servicio, por ejemplo, al permitir abonar con cualquier medio o desde cualquier rincón del mundo mediante una simple liga de pago. 

 

Más recursos para gestionar tu pymes

Para sobrevivir, las pymes deben contar con cajas de herramientas para liderar agencias y enfocarse en cobrar por los trabajos realizados. En este sentido, un recurso clave es disponer de una plataforma de administración de flujo de trabajo inspirada en la filosofía GTD (get the things done, ‘termina las cosas’). Una vez establecido un proceso, luego pueden evaluar el rendimiento e identificar qué se debe mejorar.

Dentro de dicho flujo de trabajo organizado, se incluyen los días de cobro y de pago, que deben estar establecidos en este tipo de plataformas, como puede ser Trello. Un emprendedor que quiere crecer no solo necesita talento, sino también los recursos tecnológicos adecuados. 

Finalmente, al hablar de agencias de publicidad y de marketing, otro aspecto que no debemos dejar de lado es la necesidad de dar con el mensaje clave para tu público objetivo. Y para eso se necesita funnels o embudos de ventas correctos y eficientes. En esa dirección, la asesoría externa puede resultar fundamental, cuando no imprescindible: campañas bien planificadas significan buenos resultados. Y, a su vez, esto representa la satisfacción de tus clientes y su predisposición a pagar en tiempo y forma. Cambiar de estrategias en tiempo de crisis es fundamental para poder sobrevivir.