¿Cómo ayuda un software administrativo en la gestión de una agencia?
En las agencias, como en cualquier otro tipo de negocios, es clave llevar un orden para la gestión y seguimiento de los clientes, proveedores, cuentas por cobrar, por pagar, facturación electrónica y control de costos. Es por eso que existen programas administrativos que ayudan a facilitar dichas tareas.
De igual manera que el software para la gestión de proyectos, un programa electrónico especializado en el manejo contable y administrativo de la agencia, es determinante para agilizar los procesos, incluso mejorar la relación con los clientes. Te explicamos de qué manera:
1. Control sobre los movimientos de la empresa
La principal ventaja de contar con herramientas tecnológicas de administración y contabilidad es que permiten llevar un registro puntual de ingresos y egresos de la compañía y sirven como una herramienta para visualizar el estado general de la misma, dar seguimiento y llevar un control de todos los procesos involucrados.
2. Facilitar el cumplimiento en materia fiscal
La normativa fiscal se modifica constantemente y para cumplir con ella es importante mantenerse al día de las nuevas disposiciones: tanto declaraciones, facturación electrónica, nuevos datos a incorporar en los documentos fiscales, emitir comprobantes fiscales de acuerdo con los requisitos establecidos, entre otros requerimientos.
En ese sentido, los programas administrativos tienen integradas herramientas para la emisión de comprobantes fiscales, actualizados con requisitos fiscales, mediante complementos, addendas o plantillas, así como la automatización en el envío de documentos en PDF y XML por correo electrónico.
Por otro lado, las pólizas de compras o ventas, se relacionan de forma automática con los pagos correspondientes. También la relación de folios fiscales con los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) correspondientes.
3. Seguimiento a cuentas por cobrar y pagar
Este tipo de plataformas también permite llevar una relación puntual de los clientes, datos de contacto necesarios para su seguimiento, historial, fechas de cobro y seguimiento, configuración personalizada de precios, descuentos y desglose de impuestos, método y datos de pago, entre otros procesos de venta.
De igual manera, es posible gestionar en la plataforma la información de los proveedores y las cuentas por pagar, detalles del crédito, días de pago, tipo de proveedor, datos fiscales, en general, toda la información relacionada con las compras.
4. Generación de reportes
En cualquier negocio es importante contar con indicadores que nos den dirección sobre las estrategias a implementar. En ese caso, un software administrativo permite generar reportes personalizados, de acuerdo con la información puntual requerida o estadísticas que faciliten el análisis de tendencias para tomar decisiones adecuadas.
Algunos de los reportes que generan las herramientas automatizadas son:
- Balanza de comprobación acumulada de más de un periodo o por departamentos
- Balance general
- Estado de resultados
- Diario general
- Libro mayor
- Presupuestos
- Depreciación contable y fiscal de activos
De esta forma, este tipo de reportes ayuda también a la presentación en tiempo y forma de las declaraciones provisionales y anuales respectivas, para evitar sanciones o multas por parte de la autoridad.
5. Administrar el negocio desde cualquier lugar
Si administras o diriges una agencia, una de las mayores ventajas de utilizar herramientas tecnológicas para la gestión administrativa y contable es que, al estar respaldada en la nube, es mucho más factible gestionar movimientos de cualquier tipo desde cualquier lugar.
En ocasiones es importante contar con reportes específicos para conocer el estado financiero de la empresa y saber hasta qué punto es conveniente tomar riesgos o cuándo actuar con cautela. Para todo esto, es altamente recomendable contar con herramientas especializadas.
Además de la gestión de proyectos, dentro de las agencias es importante contar con herramientas para la administración y gestión de la contabilidad, que contribuyan a facilitar las tareas repetitivas y engorrosas, pero que son necesarias para la continuidad del negocio y su gestión adecuada.
