Esto debes considerar para la facturación de tu agencia en Ecuador
Aunque en Ecuador el Servicio de Rentas Internas lleva a cabo un programa de adopción de facturación digital desde el año 2014, es hasta este 2022 que el método se ha vuelto obligatorio para todos los contribuyentes del país, esto incluye a las empresas.
La facturación electrónica no es tema nuevo en el mundo, y es que se trata de una forma mucho más rápida y sencilla de llevar a cabo este tipo de operaciones. Además, supone un ahorro de papel, lo cual contribuye al cuidado del medio ambiente. Por otro lado, está comprobado que la automatización de los procesos contables puede ahorrarle a los colaboradores de una compañía hasta 60% de tiempo, lo cual quiere decir que tienen más tiempo para enfocarse en tareas más importantes para la salud financiera del negocio.
Si estás leyendo esto es porque tienes o trabajas en una agencia en Ecuador. Y sí, a pesar de que las agencias no venden productos como tal, también tienen que cumplir con todos los requisitos del SRI cuando se trata de facturación. Si estás en una agencia de marketing, comunicación, medios, investigación, eventos o relaciones públicas, ¡esto te interesa! Te vamos a compartir algunos consejos para que tus empleados puedan agilizar el proceso de facturas y concentren su energía en hacer crecer tu negocio.
Recomendaciones para eficientar el proceso de facturación en tu agencia
Define políticas para facturar
Una característica de las agencias en Ecuador es que trabajan con muchísimos clientes, y esos clientes son atendidos por diferentes ejecutivos. Para no marear a tu área de contabilidad ni hacerla trabajar doble, establece una política de facturación clara. Pídele a tus ejecutivos que antes de cerrar cualquier proyecto, les expliquen a sus clientes cómo funcionan los pagos en la agencia. Que negocien montos mensuales, dejen claro el tema de los impuestos agregados y, lo más importante, acuerden una fecha de pago.
Reacciona profesionalmente ante facturas pendientes
No es extraño que algunos clientes se atrasen con los pagos de ciertas facturas, y esto podría traer problemas a tu contabilidad. Entonces, para no dejar de ser educado, recuérdales las consecuencias de no pagar a tiempo. Quizás puedas implementar sanciones como intereses, o bien, aplazar la entrega de servicios como comunicados de prensa, campañas, diseños, etc.
Adopta un sistema de facturación
Una buena manera de agilizar todo el proceso de facturación y, por qué no decirlo, hacerle la vida más sencilla a tus contadores, es implementar un sistema de facturación electrónica. Con este tipo de softwares puedes cargar información masiva de clientes o proveedores, emitir facturas que cumplan con todos los requerimientos del SRI y acceder a reportes útiles sobre la salud financiera de tu agencia.
Coteja facturas expedidas y pagadas
Dedica un día a la semana a revisar el estatus de las facturas expedidas durante la semana anterior. Asegúrate de que aquellas facturas que todavía no se pagan hayan sido enviadas correctamente. Un buen detalle es que los ejecutivos de cuenta agradezcan a los clientes que pagan en tiempo y forma y los premien con un descuento u otro incentivo.
No elimines registros
Una práctica común en las agencias es eliminar definitivamente las facturas que ya se pagaron. Esto es un error que podría costarte caro en caso de que los clientes decidan exigir o incluso demandar. Así que asegúrate de contar con una carpeta donde archives las facturas pasadas, al menos de los últimos cinco años. Esto te servirá como soporte en caso de que el SRI u otra instancia te haga una auditoría.
No es ningún secreto que el día a día de las agencias puede verse muy estresante y ajetreado. Lo último que necesita tu oficina es frustrarse con temas contables que fácilmente pueden ser resueltos y automatizados con un sistema de facturación digital. Nosotros te recomendamos el software de Contífico, se trata del programa preferido por los contadores ecuatorianos. Deja que tu equipo se enfoque más en lo creativo y confía en que este sistema te ayudará a mantener a flote tus finanzas.
